Инвентаризация

На главную / Направления деятельности / Материальный учет / Инвентаризация

Настоящие мероприятия предполагают использование данных учетной системы предприятия (справочники и остатки ТМЦ), анализ и обработку фактических и учетных данных, восстановление штрих-кодов (если они используются), устранение дублей и пересорта ТМЦ, разработка специализированных отчетов. Выездные мероприятия осуществляются с использованием мобильной базы данных, обработку полученных данных мы проводим централизованно. Имея опыт участия в подобных проектах, мы можем резюмировать ряд особенностей учетаТМЦ, а именно:

  • удаленность ТМЦ от учетной системы предприятия;
  • большое количество площадок находящихся на удаленном расстоянии друг от друга;
  • большое количество ТМЦ и МОЛов;
  • расхождения информации о ТМЦ в учетной системе с их фактическим состоянием;
  • частичная потеря информации о ТМЦ в момент ввода в учетную систему;
  • сложный цикл документооборота на предприятии (движение между отделами, сбор подписей).
Решением обозначенных проблем может быть ведениеучета ТМЦ по серийным номерам:
  • где каждое ТМЦ имеет свой уникальный код и учетная система может предоставить информацию о всех перемещениях и текущем состоянии ТМЦ;
  • штрих-кодирование – это метод маркировки ТМЦ;
  • необходимо на предприятии иметь программное обеспечение позволяющее вести подобный учет (к особенностям такого ПО нужно отнести: генерацию уникального кода, необходимую информацию о ТМЦ и разрезы учета местоположение, МОЛ);
  • решением проблемы удаленности ТМЦ от учетной системы является создание мобильного рабочего места в состав которого входит сканер штрих-кода, принтер этикеток, переносной компьютер и специализированное программное обеспечение;
  • периодическое проведение инвентаризации, при этом инвентаризацию нужно рассматривать не как простой пересчет активов предприятия, а сопоставление данных учетной системы с фактическим положением вещей, т.е. как инструмент принятия решений управления имуществом;
Особенности реализации подобных проектов связаны с подготовкой предприятия к ведению учета по серийным номерам и последующей инвентаризацией, которая должна быть спланирована, а именно:
  • создать справочную информацию о ТМЦ нуждающихся в учете по серийным номерам;
  • создание специального программного обеспечения;
  • обучение исполнителей и сотрудников предприятия;
  • осуществить выездные мероприятия;
  • обработка и получение результата.

Преимущества:

  • учет по серийным номера ТМЦ;
  • на складе предприятие осуществляет входной контроль качества ТМЦ сертификация по ИСО;
  • однократный ввод в систему одноименных ТМЦ с необходимым количеством параметров;
  • учетная система способна предоставить полную информацию о ТМЦ и его состоянии и движении в любой момент времени, даже использую ВЕБ-интерфейс;
  • сокращается время документооборота (используются автоматизированные методы определения ТМЦ), повышает дисциплину обращения с ТМЦ сотрудниками предприятия;
  • важное значение имеет использование специального программного обеспечения, которое должно иметь опорные данные и обеспечивающего многоэтапную обработку результатов, подготовку документов на перемещение и списание ТМЦ, а также последующую выгрузку в электронном виде в учетную систему предприятия;
  • использование среза остатков ТМЦ в специальном ПО позволяет минимизировать технические требования к мобильному рабочему месту инвентаризации;
  • использование специального ПО позволяет снизить требование к сотрудникам проводящим инвентаризацию/первичный сбор данных;
  • прозрачность результатов инвентаризации для предприятия (так как заранее известны алгоритмы сверток разработанные аудиторской компанией или специалистами предприятия);
  • привлечение сторонних специалистов позволяют использовать ранее накопленный ими опыт, не отвлекать сотрудников предприятия от основной работы, содержание большого штата сотрудников для проведения инвентаризации не выгодно финансово. Сторонние специалисты не предвзято относятся к пересчету ТМЦ.

Свое участие мы видим на этапах подготовки программного обеспечения для сбора и обработки данных, обучения пользователей и технической поддержки во время выездных мероприятий, загрузки, обработки и выгрузки данных в учетную систему предприятия. Предлагаемое нами программное обеспечение разработано на базе платформы 1С:Предприятие 8.х и имеет все достоинства этого продукта (мощные средства построения выходных отчетных форм, открытые алгоритмы процедур обработок данных, простота изменения структуры данных, интеграция с внешними учетными системами современными механизмами обмена данных), программное обеспечение имеет функциональность:

  • маркирования ТМЦ, присвоение и хранение уникального кода;
  • связь ТМЦ с учетными данными;
  • различные алгоритмы сверок учетных и фактических данных;
  • оперативная передача данных в центр компетенции;
  • работа со сканером и принтером этикеток;